“Fazer mais com menos”, “enxugar custos” e “eliminar as gordurinhas” são frases comumente usadas quando o assunto é reduzir despesas para ajustar orçamentos. A máxima agora é aplicar o conceito a área de TI e reflete a necessidade de negócios de todos os tamanhos.
O momento é resultado da aceleração da transformação digital que a pandemia exigiu. Nesta corrida, muitos negócios investiram sem planejamento e veem suas áreas de TI infladas. O desafio agora é identificar o que pode ser reduzido sem comprometer a eficiência operacional e a segurança das informações.
No artigo desta semana, trago algumas dicas e cases sobre o tema.
Acompanhe comigo:
Conheça
Antes de cortar custos, é importante conhecer o que existe na área. Começar por um inventário de ativos atualizado e detalhado é o melhor caminho. Liste todos os recursos que compõem a infraestrutura do seu ambiente de TI (computadores, celulares, switches, equipamentos, softwares). Identifique as necessidades de uso de cada departamento e, com base nisso, se houver “sobras”, começarão a aparecer.
Gestão de Softwares
Você conhece todos os softwares instalados na sua operação? Sabe sobre versões e atualizações? Todos os recursos estão sendo utilizados? A partir do inventário de softwares e necessidades das equipes, responda as perguntas acima e tenha clareza sobre quantidades e versões. Não se esqueça de identificar todos os aplicativos, robôs e soluções. Pode ocorrer, por exemplo, que usuários com poucas necessidades estejam usando soluções mais robustas, sendo possível rever as versões.
Exemplo: A empresa A identificou, a partir do inventário, que usuários do front desk contavam com licenciamento de softwares e equipamentos de última geração, enquanto, usuários do departamento de projetos, estavam trabalhando com a capacidade máxima em seus dispositivos. Feita a avaliação, máquinas e licenças foram realocadas, sem a necessidade de investimentos em novas.
Contratos
Identifique os contratos de terceiros envolvidos na operação de TI e avalie qualidade do atendimento, quantidade contratada e atendimento as SLA’s previstas. Com base nisso, será possível medir as entregas e identificar contratos inflados, que poderão ser reduzidos. Nesta categoria entram todos os serviços e subserviços, por exemplo: suporte, desenvolvimento, nuvem, backup, links de internet e outros.
Priorize
Cortar custos em uma área tão vital não é tarefa simples e requer cautela, por isso, é essencial identificar recursos e atividades mais importantes no negócio. Para fazer isso, ao relacionar cada item, faça uma simulação de como ficaria o negócio caso aquele item deixasse de existir ou fosse reduzido. Se a conclusão for de um impacto mínimo ou inexistente, a decisão fica mais fácil.
Exemplo: A empresa B identificou que o custo de manutenção de sua central telefônica era muito alto, além disso, vários upgrades foram adicionados ao hardware para atender a necessidade da empresa. Ciente dos valores, a empresa migrou o modelo para a nuvem e resolveu dois problemas, o primeiro foi o cancelamento do plano de suporte para a central e o segundo, os custos relacionados ao equipamento.
Planeje
Talvez não seja possível reduzir como você pretende. Em muitos casos, o custo está associado a itens que precisam de troca e, os investimentos são necessários para manter em funcionamento.
Exemplos mais comuns nesse sentido, estão relacionados a equipamentos obsoletos, que demandam mais horas de suporte, e, consequentemente, aumentam os custos. Após identificar os “vilões”, planeje sua substituição e faça com calma, avaliando opções e planos de pagamento. Considere a adoção de soluções em nuvem e troca de equipamentos que demandam muita mão de obra.
Exemplo: A empresa C contava com data center interno e diversos terceiros na gestão da operação de TI. Outro problema recorrente estava relacionado à necessidade de compra de equipamentos e licenças para atender demandas sazonais. A solução encontrada foi adotar modelos flexíveis, nesse sentido, passou a alugar equipamentos quando precisava para uso temporário e migrou algumas licenças para o modelo mensal. O servidor foi para a nuvem, e sofre upgrades, quando ocorrem demandas sazonais.
Segurança não se negocia
Importante lembrar que, deixar de investir em segurança, não é um bom negócio. Avalie os ativos envolvidos na segurança do negócio, identifique os potenciais gargalos e, antes de cortar, avalie suas funcionalidades, verifique relatórios de desempenho e pense em alternativas. Soluções como Antivírus, firewall, backup e monitoramento não devem ser abandonadas. Também não deixe de investir em conscientização para sua equipe.
Exemplo: A empresa D conseguiu reduzir os custos com licenciamento de Antivírus, trocando de fornecedor, além disso, observou que havia maior volume de licenças que as necessárias.
Entendemos que a gestão financeira é parte vital para a saúde e perpetuação de um negócio.
É importante lembrar, porém, que antes de realizar cortes de custos, é necessário avaliar e não os fazer de modo aleatório. Observe que em todos os cases ilustrados neste artigo, contar com documentação e conhecimento sobre a infraestrutura de TI., além de entender as necessidades do negócio foram as chaves para favorecer tomada de decisões mais assertivas.
Grazielle Viana
Especialista em Governança de TI, palestrante e consultora
CISO as a Service
DPO as a Service
CTO as a Service
Cibersegurança ISO 27001 e 27701
